Da konsernsjefen i Coor plutselig forlot selskapet, sto organisasjonen foran en kritisk fase. Med fallende lønnsomhet, høye kostnader og behov for sterk ledelse var det ingen tid å miste. Peter Viinapuu ble først engasjert som interim-CEO for Sverige. Med lang erfaring fra SAS, MTR og Cabonline – og en veldokumentert merittliste som endringsleder – ble han katalysatoren Coor trengte, og tok snart over som interim konsernsjef. I dette intervjuet deler Peter innsikt fra oppdraget, viktige lærdommer og hvorfor Executive Interim Management er et kraftfullt verktøy i tider med endring.

Coor er en av Nordens ledende leverandører av facility management. Selskapet opererer i Sverige, Norge, Danmark og Finland, og tilbyr et bredt spekter av tjenester innen renhold, eiendomsdrift, catering, arbeidsplass-tjenester og sikkerhet.

Peter, du har en lang karriere bak deg – særlig som interimleder. Kan du fortelle litt om bakgrunnen din?
«Planen var egentlig å bli veterinær og studere i Tyskland etter militæret. Men før militærtjenesten jobbet jeg med å laste bagasje på Arlanda, og fikk tilbud om fast jobb. Det ble starten på 26 år i SAS, hvor jeg hadde nesten alle roller unntatt pilot og kabinansatt. Min siste rolle var å lede den svenske virksomheten. Deretter ble jeg administrerende direktør og konsernsjef i MTR, hvor vi bygde opp Stockholms T-bane fra bunnen av. Det er en av mine stolteste prestasjoner – vi forbedret alle KPI-er og ble det første transportselskapet som mottok kvalitetsprisen ‘Svensk Kvalitet’. Etter det startet jeg opp pendeltog og kjøretøytjenester, og investerte i høyhastighetstog på strekningen Stockholm–Gøteborg innen MTR, før jeg gikk videre til å bli CEO i Cabonline – Nordens største taxiselskap. Etter det begynte jeg å jobbe som interim-CEO, først i Infranord, så Green Cargo, og til slutt Coor, som jeg nå har avsluttet.»

Kan du fortelle om oppdraget i Coor?
«Jeg startet som interim-landssjef for Sverige da den rollen plutselig ble ledig. Kort tid etter ble jeg spurt om å ta over som interim konsernsjef da den tidligere gikk av. Det var et flott oppdrag – Coor er et veldrevet selskap med flinke folk og sterk kultur. Samtidig var utfordringene betydelige: lønnsomheten hadde falt, selv om bruttomarginene var stabile, og de administrative og personalrelaterte kostnadene var for høye. Derfor satte vi i gang et omfattende kostnadsreduksjonsprogram på administrasjon og stab i hele Norden.»

Hvordan driver man et slikt endringsprogram uten å miste engasjementet i organisasjonen?
«Åpenhet og tempo. Det verste for en organisasjon er spekulasjoner og usikkerhet. Jeg følger prinsippet ‘fakta har en tendens til å begrense fri debatt’. Vi begynte å iverksette tiltak umiddelbart etter at strategien var lagt – i tett samarbeid med fagforeningene. Kommunikasjonen var kritisk: vi brukte jevnlige videobudskap for å dele hva vi vet, hva vi ikke vet, og hva neste steg er.»

Hva er fordelene med å komme inn som interimleder i en slik situasjon?
«Som interim har du erfaring, men ingen historiske bindinger. Du ser organisasjonen med klare øyne. Jeg har jobbet i personalintensive virksomheter hele livet – SAS, MTR, Green Cargo, Cabonline – så jeg vet hvor viktig det er å forstå både mennesker og tall. Men den viktigste rollen for en interimleder er å være en katalysator. Ofte finnes svarene allerede i organisasjonen – din jobb er å låse dem opp.»

«Man må gjøre ting ordentlig; ellers bør man ikke gjøre dem i det hele tatt.»

Du har gjennomført lignende oppdrag før. Hva har de til felles?
«Det er slående hvor like utfordringene er, uavhengig av bransje. Det handler alltid om tydelighet: klare mål, en felles forståelse av dagens situasjon, og å bryte ned visjonen slik at alle vet hva den betyr for dem. Og ikke glem å feire de små seirene – det bygger momentum.»

Hvordan gikk oppdraget i Coor?
«Vi måtte gi et resultatvarsel, men allerede i Q1-rapporten kunne vi vise at effektene av tiltakene begynte å slå inn. Ola Klingenborg, tidligere landssjef i Sverige, har nå tatt over som permanent konsernsjef. Det føles veldig bra å overlate stafettpinnen på et tidspunkt hvor endringen har begynt å feste seg.»

Hva er ditt viktigste råd til selskaper som vurderer å engasjere en interimleder?
«Ikke vent. Hvis det oppstår et vakuum – fyll det raskt. Med riktig interimleder får du inn en person som umiddelbart kan ta kontroll, forstå virksomheten, skape klarhet og få organisasjonen til å bevege seg fremover. Det er ikke bare en midlertidig løsning – det er en strategisk investering.»

Peter Viinapuu beskriver sitt arbeid som en kombinasjon av ydmykhet og besluttsomhet, og det er ingen tilfeldighet at han blir betrodd å lede i kritiske situasjoner.